Vergader-ergernissen: #1 De Rondvraag

Vergaderen, overleggen en afstemmen hebben we allemaal mee te maken. Als we samenleven -en werken met mensen is het nodig om dit te doen. We vullen elkaar aan, samen zijn we sterker. Of: zouden we sterker kunnen zijn… 

Vaak wordt vergaderen als vervelend ervaren, vaak is een overleg stroperig, niet productief en slechts een podium voor de dominante praters. Vergaderen lijkt een noodzakelijk kwaad.

De oplossing is dichtbij! In deze blog-serie beschrijf ik enkele grote vergader-ergernissen en hoe deze ‘opgelost’ kunnen worden door het gebruik van BeterBesluit.

 

 

In deze blog: de Rondvraag (de structuur van de vergadering)

 

 

We kennen het allemaal: de vergadering is bijna afgelopen, het laatste agendapunt is de rondvraag. Soms vooraf gegaan door WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt). Voor menig deelnemer hét moment om zijn eigen punt in te brengen. Iemand noemde als ergernis ‘dat de rondvraag langer duurt dan de vergadering zelf.’ Deze afsluitende rondvraag kan zomaar verworden tot het centrum van de vergadering: hier gaan de deelnemers het podium pakken waar ze de hele vergadering op gewacht hebben.

 

 

 

De kern

 

 

We zouden verschillende oorzaken kunnen noemen hiervoor. Als kern van het probleem kies ik dat er geen afstemming is over wat we bespreken, dat er geen afstemming is over de agenda. Blijkbaar hebben de verschillende deelnemers verschillende agenda’s en komt dat pas tot uiting als de vergadering bijna afgelopen is.

 

Een bijkomende probleem is dat zo de focus van de deelnemers zomaar kan liggen op het einde van de vergadering, dan is het moment dat hun punt eindelijk ingebracht kan worden. Terwijl we volle focus willen op de agendapunten die er voor iedereen toe doen!

 

 

 

De oplossing

 

 

De oplossing zit in het veranderen van de structuur van het overleg. Haal ‘de rondvraag’ en haar functie naar voren.

 

We starten een bijeenkomst met de Aankomstronde. Deze ronde is het moment om te zeggen hoe je erbij zit (‘wat heb je nodig om te zeggen om daarna helemaal aanwezig te kunnen zijn in de vergadering’) en wat is je doel voor het overleg. In deze ronde komen de punten naar boven die voor de deelnemers belangrijk zijn dit overleg. In deze ronde gaan we nog niet inhoudelijk in op de punten, maar noteren we ze om straks bij het vaststellen van het Inhoudelijk-deel ze een plek te geven.

 

Na de Aankomst-ronde gaan we naar de Praktische punten. In dit deel doen we mededelingen, blikken we terug op eerdere besluiten én stellen we de agenda voor het Inhoudelijk-deel vast. Als in het Praktisch-deel dingen genoemd worden die discussie oproepen of waar mensen hun mening over willen geven, kiezen we ervoor deze mee te nemen naar het Inhoudelijk-deel. Ook in het Praktisch-deel dus geen overleg of discussie.

 

Aan het eind van het Praktisch-deel besluiten we samen, met consent, wat de agenda voor het Inhoudelijk-deel zal worden (inhoud én volgorde). Wat consent betekent en hoe we tot een besluit komen, zal ik een volgende blog uitleggen.

 

Als we de agenda voor het Inhoudelijk-deel hebben vastgesteld gaan we vervolgens tot uitvoer hiervan over: het bespreken van de agendapunten. Als bij het bespreken nieuwe agendapunten opborrelen kunnen we (met consent!) besluiten deze in te voegen óf we laten ze liggen voor een volgende keer.

 

De vergadering sluiten we daarna af met Afronding. Daarin vertellen we of we ons doel voor het overleg gehaald hebben, of datgene gebeurd is wat voor ons belangrijk was. Hier bespreken we geen nieuwe thema’s meer. Als iemand hier noemt dat hij graag iets nog besproken had, dan wordt dat als mededeling aangehoord. Deze persoon kan dit agendapunt een volgende keer inbrengen en/of leren van de situatie dat hij de volgende keer zijn agendapunt eerder indient (voor de vergadering al óf tijdens de Aankomst of Praktisch-deel).

 

 

 

Bottomline

 

 

De kern van de oplossing is dat we vóór het bespreken van de agendapunten helder hebben wat de agendapunten zijn die we willen bespreken.

 

Dat daarmee de volle focus op de bespreking van deze punten kan.

 

Dat we daarmee gezamenlijkheid en verantwoordelijkheid stimuleren en faciliteren.

 

En dat we dus geen verrassingen meer achteraf hebben.

 

 

 

Dus: verander de structuur van je overleg, begin met ‘de Rondvraag’!

 

 

 

Wellicht heb je weinig vertrouwen dat dit het verschil zal maken. Trek niet te snel je conclusies! Er komen nog een paar blogs aan….

De volgende blog gaat over praters, stroperigheid, door elkaar heen praten, e.d…

No Comments

Post a Comment