besluit met draagvlak

Vergader-ergernissen: #3 Besluiteloosheid

Vergaderen doen we allemaal. Het leidt tot vele ergernissen.

In de eerste blog schreef ik over de Rondvraag. Hoe je de rondvraag beter vóór de inhoudelijke bespreking van punten kunt doen. De tweede blog ging over Praters, mensen die hun mond niet kunnen houden, door elkaar praten, etcetera.

 

 

In deze blog: Besluiteloosheid (van onderwerp naar besluit)

 

 

 

We kennen het allemaal: oeverloos praten zonder tot een besluit te komen. Of van die agendapunten die telkens weer terugkomen. Veel genoemd wordt ook het gebrek aan productiviteit en het gebrek aan effectiviteit.

 

 

 

De kern

 

 

Er zijn een paar problemen die hier kunnen spelen. Allereerst is vaak niet helder waar het agendapunt over gaat, waarom het is ingebracht. Waarom bespreken we dit punt? Zijn we überhaupt bevoegd hier iets van te vinden?

 

Een ander probleem is dat er geen systeem gebruikt wordt om van agendapunt tot besluit te komen. ‘Het is te hopen dat het gesprek snel genoeg een bepaalde kant op gaat en we tot een beslissing komen.’ Of dat iemand een helder idee heeft wat we kunnen volgen.

 

 

 

De oplossing

 

 

De oplossing zit in het werken met een helder systeem. Binnen BeterBesluit gebruiken we een systeem om van onderwerp (agendapunt) tot besluit te komen.

 

  • De eerste stap is de introductie van het onderwerp door ‘de inbrenger.’ Het is de verantwoordelijkheid van de inbrenger om helder te verwoorden waar het onderwerp over gaat en wat zijn doel met het agendapunt is.

 

  • Na de toelichting van de inbrenger kunnen vragen gesteld worden aan de inbrenger om een beter beeld te krijgen van het onderwerp. Waar gaat het over? Hier geven we nog niet onze mening, we stellen enkel vragen.

 

  • Als er geen vragen meer zijn, gaan we over naar de volgende ronde: de Verkenning. In deze ronde gaan we (met gebruik van de procesregels) één voor één onze mening geven. Door te werken in rondes bouwen we door op elkaars mening: ik leer van alle dingen die ik hoor en neem dat mee in mijn mening. Zo laten we onszelf kennen en bouwen we samen een compleet beeld.
    Als iedereen één keer zijn mening heeft gegeven, gaan we naar de Verdieping. In deze ronde is de vraag ‘Heb je een nieuw inzicht?’ We gaan net zo lang door met deze ronde tot alles gezegd is.
    Het is me al vaak gebeurd dat ik door de rondes heen mijn mening regelmatig bijstel. Dan denk ik bij aanvang te weten wat ik vind van het onderwerp, maar al luisterend en pratend kom ik op iets heel anders uit. Zo benut je ten volle de wijsheid van de groep!
    Hier is ook het grote verschil met consensus: we bouwen op elkaars mening in plaats van steeds meer af te breken tot een gemeenschappelijke restant.
  •  
     

  • Als alles gezegd is, is het tijd om een besluit te nemen. Zo komen we in de Besluitvormingsronde. De gespreksleider vraagt wie een voorstel wil doen. Als het voorstel is gedaan, geeft iedereen om de beurt aan of hij consent of niet-consent is. Consent wil zeggen dat je ‘geen beargumenteerd bezwaar hebt’. Het gaat er dus niet om dat je perse voor bent, het is dat je niet tegen bent. De eerste die niet-consent gaat, heeft dan de verantwoordelijkheid zijn bezwaar te noemen en een nieuw voorstel te formuleren. Zo gaan we door tot er een voorstel ligt waar iedereen consent mee kan gaan. Iedereen kan nu zonder bezwaar uitvoerig geven aan het besluit. Lees meer over het verschil tussen consent en consensus in deze blog.
  •  
    De ervaring leert dat een besluit wat zo tot stand komt, gedragen wordt door alle groepsleden. Dat geeft tijdswinst in het proces daarna (geen gezeur meer ‘bij het koffieapparaat’) én het brengt werkgeluk (‘we doen dit samen’).

     
     
     

    Bottomline


     
     

    De kern van de oplossing is om met een systeem te gaan werken. Als we deze rondes volgen, mét gebruik van de procesregels, komen we stap voor stap tot een gedragen besluit. Geen oeverloos gezever meer, geen gepraat zonder tot een besluit te komen, geen vage besluiten meer… er is hoop! 😀

     

    Dus: gebruik de rondes van Onderwerp tot Besluit!

     

     

     

    Nieuwsgierig?

     

     

    Wil je dit wel eens in de praktijk meemaken? Of loop je helemaal vast op bepaalde agendapunten en wil je wel eens meemaken hoe je met dit systeem wél tot een besluit komt? Ik kom graag bij je langs om de methode te introduceren en als gespreksleider jullie agendapunten te leiden van onderwerp tot besluit.

     

    Kijk voor meer informatie op mijn pagina over BeterBesluit of neem contact op.

     

     

    De volgende blog gaat over een gebrek aan focus, deelnemers die te laat komen of eerder weggaan, slechte koffie en nog meer ellende…

No Comments

Post a Comment